Целесообразность, планирование, внедрение
Успех практически каждой компании, в которой работает больше одного человека, во многом зависит от того, как реализована система обмена информации между её сотрудниками. Сегодня большой процент информационного трансфера приходится на долю корпоративной почты. Это очень удобно – получив сообщение от делового партнёра, его можно моментально переслать коллеге, которому также необходимо ознакомиться с этой информацией. Посредством электронной почты осуществляется обмен файлами, документами, служебными записками и т.д. и т.п. Однако, построение почтовой системы организации с использованием общедоступных почтовых служб (Mail.ru, Gmail.com, Yandex.ru и т.п.) - может часто не решать весь перечень бизнес-задач и являться полностью эффективным для вашего предприятия, по своим характеристикам и возможностям, решением.
Организация собственного малого почтового сервера предприятия на базе специализированного Windows или Unix программного обеспечения, всегда сопряжено с риском более низкого качества фильтрации почты, риском меньшего функционала и удобства работы, и обязательной необходимостью в поддержке и администрировании данного сервера (штатным или внештатным специалистом).
Таким образом, надо четко понимать диапазон собственных рабочих задач (повседневных и периодических), возможности, лимиты и ограничения корпоративной почты от сервисов Mail.ru, Yandex, Gmail, возможности, плюсы и недостатки развертывания и поддержки собственного почтового сервера.
В ряде случаев стоит рассматривать организацию собственного почтового сервера на базе существующего специализированного программного обеспечения, которое так и называется: «Корпоративный Почтовый Сервер» (далее КПС).
Для чего нужен КПС? Какие задачи он позволяет решить?
Первым естественным вопросом любого руководителя будет: «А чем собственный корпоративный почтовый сервер или внешняя услуга корпоративной почты лучше, чем привычные почтовики?».
Однозначно, популярные почтовые службы имеют ряд плюсов:
- высокий уровень надежности фильтрации почты, за счет доступа к большому объему обрабатываемой почты - базе для анализа;
- функциональный интерфейс, широкие возможности настройки сортировки, пересылки, автоответов, сбора почты, календарь, возможность совместной работы;
- Минимальные временные затраты на развертывание. Отсутствие платы. Отсутствие необходимости поддержки своего сервера.
На этом, пожалуй, преимущества заканчиваются. Существует три основных причины перейти с обычных почтовых систем на КПС:
Экономия трафика
Особенно актуально для предприятий малого бизнеса, а также для любых компаний, использующих тарифный план с оплатой за трафик. В такой ситуации использование сотрудниками почтовых сетей с целью пересылки друг другу необходимых файлов может достаточно дорого обойтись предприятию;
Стабильность
Работа корпоративного почтового сервера не зависит от наличия доступа в интернет, тогда как в случае с использованием почтовых систем любые неполадки на линии могут практически парализовать деятельность компании, во много раз усложнив работу её сотрудников. Наиболее актуально для представителей среднего и крупного бизнеса;
Безопасность
Немаловажный фактор, который в случае, если речь идёт о среднем либо крупном бизнесе, принимает определяющее значение. Обеспечение безопасности информационной собственности компании – это одна из важнейших задач, которая требует максимально эффективного решения. Если Вы используете для информационного обмена между сотрудниками своего предприятия общедоступные сети, это существенно повышает риск того, что компания, в конечном итоге, понесет значительные убытки.
К примеру, уволенный сотрудник может просто сменить пароль от своего личного ящика (а если он по служебному положению располагал доступом, допустим, к аккаунту техподдержки или отдела продаж, то и их пароли), тем самым закрыв возможность получить хранящиеся там данные и на некоторое время парализовав работу части Вашей компании.
Доступ к любому аккаунту корпоративного почтового сервера можно восстановить за несколько минут, просто воспользовавшись панелью его администрирования. Более того, в данном случае Вы будете также защищены от потери важных документов вследствие их удаления – сервер можно настроить так, что раз в сутки (неделю/месяц – по необходимости) будет выполняться резервное копирование всех данных, хранящихся на нём.
Очень важным моментом является и тот факт, что правильно настроенный почтовый сервер защищён от внешних атак злоумышленников – доступ к нему могут получить только сотрудники Вашей компании. Все письма, приходящие Вам и Вашим сотрудникам от партнёров и клиентов также будут проходить через корпоративный почтовый сервер, подвергаясь тщательной антивирусной проверке.
Всё это в комплексе делает КПС идеальным решением для обеспечения информационной безопасности Вашей компании.
Общие преимущества
Помимо этого использование КПС даёт следующие выгоды:
- Увеличение скорости внутрикорпоративного обмена информацией;
- Возможность тонкой настройки спам-фильтра;
- Возможность централизованной настройки параметров почтового аккаунта каждого сотрудника.
Какими возможностями обладает корпоративный почтовый сервер?
На сегодняшний день существует множество разновидностей КПС, которые, исходя из функционала, можно разделить на три категории:
Некоммерческие продукты
Бесплатные КПС, разрабатываемые энтузиастами и работающие под средой Unix Linux. Поддерживают исключительно функции приема-передачи сообщений и, таким образом, являются скорее почтовыми клиентами, чем серверами. Отличаются достаточно сложной установкой и настройкой, отсутствием технической поддержки и локализованных версий. Хотя данные системы могут быть внедрены на предприятиях малого бизнеса, ввиду вышеперечисленных минусов, их использование не рекомендуется.
Коммерческие продукты для среднего и малого бизнеса
Как правило, такие КПС разрабатываются небольшими компаниями, для которых являются основным продуктом. Поддерживают:
- Функции приема-передачи почтовых сообщений;
- Антивирусную проверку поступающих писем, детальную настройку прав и привилегий каждого пользователя;
- Веб-интерфейс доступа к серверу (пользовательский – работа с аккаунтом, администраторский – работа с настройками КПС);
- Систему квотирования аккаунтов – ограничения максимального возможного объёма почтовых ящиков;
- Систему делегирования аккаунтов – возможность работы нескольких пользователей с одной учетной записи;
- Систему гибкой настройки правил распределения входящей и исходящей корреспонденции. Данная функция позволяет осуществить автоматическую пересылку каких-либо почтовых сообщений на любой аккаунт, помещение их в карантин, удаление, фильтрацию спама и так далее;
- Поддержка внешних почтовых ящиков, расположенных на бесплатных серверах (актуально в начале работы);
- Систему создания почтовых рассылок;
- Систему архивации и резервного копирования корреспонденции;
- Систему генерации автоматических ответов (уведомлений о доставке).
Вышеперечисленных функций вполне достаточно для создания эффективной корпоративной почты на предприятиях малого и среднего (до 300 сотрудников) бизнеса, что делает такие продукты оптимальным выбором для 80% компаний.
Коммерческие продукты для крупного бизнеса
Обладают всем перечисленным выше функционалом + рядом дополнительных возможностей, которые позволяют существенно упростить работу крупных (свыше 300 сотрудников) компаний:
- Мультидоменность. Возможность обслуживания нескольких почтовых доменов – как локальных, так и удалённых. Особенно актуально в работе предприятий, имеющих региональные филиалы;
- LDAP-синхронизация. Позволяет провести интеграцию КПС с остальной информационной системой предприятия. К примеру, интеграция с Active Directory домена Windows позволяет автоматически создавать почтовые ящики для каждого нового пользователя, синхронно изменять их права доступа, уничтожать почтовые аккаунты вместе с аккаунтами пользователей и т.д.
Администрирование КПС
Администрирование корпоративного почтового сервера может включать в себя следующие задачи:
- Настройка безопасности ОС сервера. Установка, настройка, обновление ПО почтового сервера;
- Создание правил распределения корреспонденции;
- Детальная настройка прав доступа;
- Создание листов рассылки;
- Настройка резервного копирования;
- Изменение настроек почтового сервера;
- Поддержка КПС в рабочем состоянии;
- Мониторинг работы КПС.
Иными словами, все мероприятия по администрированию КПС можно разделить на три категории:
- Установка сервера и его первоначальная настройка.
Должна выполняться опытными профессионалами, которые отлично разбираются во всех нюансах работы КПС; - Изменения в настройках сервера.
Изменение прав доступа, квот на почтовые ящики, создание новых аккаунтов и т.д. Данные мероприятия может выполнять практически любой системный администратор, как правило, приглашение сторонних специалистов не требуется; - Поддержка стабильной работы КПС.
При условии, что первый этап выполнялся профессионалами, сервер будет работать стабильно без какого-либо человеческого участия.
Выбор провайдера КПС
Для того чтобы корпоративный почтовый сервер Вашей компании выполнял свою задачу на 100%, работая качественно, бесперебойно и надёжно 24 часа в сутки, необходимо в первую очередь внимание уделить технической базе, на которой организовывается почтовый сервер - то есть, выбору площадки (дата-центра) и принципу организации хостинга этой площадки, или выбору провайдера, предоставляющего услугу корпоративной почты. Должны соблюдаться, как минимум, следующие требования:
- Соответствие инфраструктуры провайдера (дата-центра) требованиям надежной, бесперебойной работы.
Важно выбрать провайдера с высоким уровнем безотказности, как работы оборудования, так и доступа к ресурсам по каналам связи. Простой даже в 1-2 часа в месяц может оказаться ощутимым во время рабочего дня. - Соответствие аппаратной части сервера задачам КПС.
Мощность аппаратной базы, на которой будет развернут почтовый сервер, напрямую зависит от планируемой на КПС нагрузки. Очевидно, что решения, которые подойдут для малого бизнеса, могут не соответствовать запросам среднего бизнеса. В любом случае необходимо, чтобы сервер был развернут на современной технологической площадке, на сервере с дублирующимися ресурсами: с высокоскоростными и стабильными дисками хранения данных, объединенными в RAID-массивы; с современными процессорами, которые обеспечат высокую скорость обработки информации; и достаточным объемом оперативной памяти.
Хорошей практикой является организация сервера компании на хостинг-площадке, построенной по "облачному" принципу выделения и дублирования ресурсов, и хранения информации. - Регулярное проведение резервного копирования.
Регулярность и аккуратность при создании бэкапов – это одно из наиболее важных требований; - Достаточно широкий канал Интернет.
Рассчитывается исходя из количества пользователей и специфики работы; - Квалифицированная техподдержка.
Хорошая площадка отличается минимальным количеством или почти полным отсутствием проблем, но, тем не менее, потенциальная возможность их возникновения, должна быть застрахована профессиональной поддержкой - Вы должны быть уверены, что провайдер в любое время решит все затруднения – каждая минута простоя обернётся убытками для компании.
Если информация оказалась вам полезной, поделитесь статьей с другими пользователями по email или в аккаунтах социальных сетей.
Так же мы будем рады вашим отзывам и комментариям! Спасибо!
С уважением, Mailout.ru